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Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen
Die Schlussrechnung weist die gesamte Leistung des Auftrags aus und zieht davon alle bereits bezahlten Abschläge ab, und zwar jeweils mit dem Nettobetrag und der darauf entfallenden Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Übrig bleibt der Restbetrag, den der Kunde jetzt zahlt. Fällig wird sie nach der Abnahme.
Muster
| Position | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung Badsanierung | 20.000,00 € | 3.800,00 € | 23.800,00 € |
| abzgl. 1. Abschlag, Rechnung 2026-031 | −6.000,00 € | −1.140,00 € | −7.140,00 € |
| abzgl. 2. Abschlag, Rechnung 2026-044 | −8.000,00 € | −1.520,00 € | −9.520,00 € |
| Restbetrag | 6.000,00 € | 1.140,00 € | 7.140,00 € |
Wichtig: Abziehen dürfen Sie nur Abschläge, die tatsächlich bezahlt wurden. Ist ein Abschlag offen, bleibt er in der Schlussrechnung als Forderung stehen.
Was hineingehört
- Bezeichnung „Schlussrechnung“, neue Rechnungsnummer, alle Pflichtangaben
- Alle ausgeführten Leistungen, auch Nachträge und Mehrleistungen
- Jede Abschlagsrechnung mit Nummer, Netto und Umsatzsteuer
- Leistungszeitraum vom Beginn bis zur Fertigstellung
- Bei Privatkunden den Lohnanteil für die Steuerermäßigung nach § 35a
Wann ist sie fällig?
Im Werkvertrag wird die Vergütung mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Beim Bauvertrag kommt hinzu, dass eine prüffähige Schlussrechnung vorliegen muss; Einwände gegen die Prüffähigkeit muss der Kunde binnen 30 Tagen erheben (§ 650g Abs. 4 BGB). Die Forderung verjährt drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie fällig wurde, siehe Verjährung.
Häufige Fehler
- Abschläge nur brutto abziehen: Dann stimmt die Steuer auf der Schlussrechnung nicht.
- Nur den Restbetrag in Rechnung stellen: Die Schlussrechnung muss die Gesamtleistung zeigen.
- Steuersatz geändert, ohne die Abschläge anzupassen.
Abschläge automatisch abziehen: AuftragsMappe kennt alle Abschlagsrechnungen eines Auftrags und zieht sie in der Schlussrechnung mit Netto und Umsatzsteuer ab. Als PDF oder E-Rechnung.
Kostenlos starten PreiseHäufige Fragen
Brauche ich eine Schlussrechnung, wenn alle Abschläge zusammen schon den Gesamtbetrag ergeben?
Ja. Erst die Schlussrechnung rechnet die Leistung endgültig ab und macht die Forderung fällig, auch wenn der Restbetrag null ist.
Kann ich nach der Schlussrechnung noch nachberechnen?
Im BGB-Vertrag grundsätzlich ja, solange nichts verjährt ist. Bei vereinbarter VOB/B kann eine vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen ausschließen.
Muss die Schlussrechnung eine E-Rechnung sein?
An Unternehmer gilt die E-Rechnungspflicht wie für jede Rechnung über 250 €. An Privatkunden reicht ein PDF.
Quellen: § 14 Abs. 5 UStG; §§ 641, 650g BGB. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Stand: 2026-11-01.