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E-Rechnungspflicht für Handwerker
Seit 1.1.2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Selbst E-Rechnungen schreiben müssen Sie für Leistungen an andere Unternehmen ab 1.1.2027, wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 1.1.2028. Rechnungen an Privatkunden bleiben wie bisher.
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31.12.2026 | Rechnungen an Unternehmen dürfen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF oder in anderen elektronischen Formaten gehen. |
| 1.1.2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen an Unternehmen E-Rechnungen schicken. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch Papier und, mit Zustimmung, PDF verwenden. |
| 1.1.2028 | E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, mit den Ausnahmen unten. |
Ausnahmen
- Privatkunden: Keine E-Rechnungspflicht. PDF oder Papier wie bisher.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Leistungen an Kunden im Ausland.
Welche Formate zählen
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, das sich automatisch auslesen lässt. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung, eine XML-Datei, Pflichtformat vieler Behörden
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 bzw. Factur-X, ein PDF mit eingebetteter XML, ab Profil EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.
Ein PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument ist keine E-Rechnung, auch nicht per E-Mail.
Aufbewahrung
Bewahren Sie bei E-Rechnungen die XML-Datei unverändert und maschinenlesbar auf, ein Ausdruck reicht nicht. Bei ZUGFeRD ist sie im PDF enthalten, bewahren Sie also das Original-PDF auf. Die Frist beträgt für Rechnungen acht Jahre. AuftragsMappe exportiert alle Rechnungen eines Jahres mit PDF und XML für Ihren Steuerberater.
Was Sie jetzt tun sollten
- Eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
- Eingehende XRechnungen lesen können, zum Beispiel mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer.
- Umsatz 2026 prüfen: über 800.000 €, dann ab Januar 2027 E-Rechnungen an Firmenkunden.
- Rechnungen auf ein Programm umstellen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, etwa AuftragsMappe.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Hausverwaltungen und Vermieter?
Ja, wenn der Empfänger Unternehmer ist. Vermieter und Hausverwaltungen sind das in der Regel. Auch wer nur steuerfrei vermietet, gilt als Unternehmer. Im Zweifel fragen Sie Ihren Kunden.
Was passiert, wenn ich trotzdem ein PDF schicke?
Nach Ablauf der Übergangszeit ist ein PDF an Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen und wird eine E-Rechnung verlangen.
Brauche ich dafür eine teure Software?
Nein. Für einen Handwerksbetrieb reicht ein Programm, das Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt. AuftragsMappe kostet 9 € im Monat, die erste Rechnung ist kostenlos.
Allgemeine Informationen auf Grundlage des Wachstumschancengesetzes und der BMF-Schreiben zur E-Rechnung, keine Steuerberatung. Stand: 2026-10-31.