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Rechnung schreiben als Handwerker
Eine Handwerkerrechnung braucht die zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, also unter anderem Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungszeitpunkt und die Steuer je Steuersatz. Dazu kommen zwei Besonderheiten am Bau: An Privatkunden steht der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht, und der Lohnanteil sollte getrennt ausgewiesen sein, damit Ihr Kunde ihn nach § 35a EStG absetzen kann.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| Angabe | Beispiel / Hinweis |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden | Elektro Schulz GmbH, Ringstraße 8, 50667 Köln. Ein Postfach reicht für den Kunden. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | 215/5812/3456 oder DE123456789 |
| Ausstellungsdatum | 14.11.2026 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig vergeben, zum Beispiel 2026-0142. Lücken müssen Sie erklären können. |
| Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | „6 Stk Steckdosen Küche gesetzt“. Pauschale Angaben wie „Elektroarbeiten“ reichen nicht. |
| Zeitpunkt der Leistung | Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht |
| Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | Netto 2.066,50 € zu 19 %, 24,90 € zu 7 % |
| Vereinbarte Minderungen | Skonto oder Rabatt, wenn nicht schon im Preis |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung | „zzgl. 19 % USt 392,64 €“ oder Hinweis nach § 19 UStG |
| Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (nur an Privatkunden bei Arbeiten am Grundstück) | „Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“ |
Bei Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV) reichen Name und Anschrift von Ihnen, Datum, Menge und Art, Bruttobetrag und Steuersatz. Kleinunternehmer haben seit 2025 eigene, kürzere Regeln: Rechnung als Kleinunternehmer.
Was am Bau dazukommt
Sechs Monate Frist, auch bei Privatkunden
Für Arbeiten an einem Grundstück oder Gebäude müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen, auch wenn der Kunde Privatperson ist (§ 14 Abs. 2 UStG). Das gilt für Reparatur, Einbau, Montage und Werklieferungen.
Lohnanteil für § 35a EStG
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten von Handwerkerleistungen im Haushalt von der Steuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr. Voraussetzung: eine Rechnung, auf der die Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten erkennbar sind, und eine Zahlung per Überweisung, nicht bar. In der App markieren Sie Positionen als „Lohn“, die Rechnung nennt dann den Betrag inklusive Umsatzsteuer.
§ 13b bei Bauleistungen an Baufirmen
Arbeiten Sie als Subunternehmer für ein Bauunternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet in der Regel der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Sie schreiben netto ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, dazu Ihre und dessen USt-IdNr. oder Steuernummer. Muster mit § 13b (PDF)
Abschlag, Schlussrechnung, Storno
Abschlagsrechnungen (§ 632a BGB) sind eigene Rechnungen mit eigener Nummer und eigener Umsatzsteuer. In der Schlussrechnung führen Sie die volle Leistung auf und ziehen die gezahlten Abschläge mit Netto und Steuer ab. Eine festgeschriebene Rechnung ändern Sie nicht nachträglich: Sie schreiben eine Stornorechnung mit Bezug auf die alte Nummer und dann eine neue Rechnung.
Fälligkeit und Zahlungsziel
Beim Werkvertrag wird die Vergütung mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB), bei Bauverträgen zusätzlich erst mit einer prüffähigen Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Schreiben Sie ein klares Datum („zahlbar bis 28.11.2026“). Zahlt der Kunde nicht, geht es mit der Zahlungserinnerung weiter.
Vom Aufmaß zur Rechnung
Wenn Sie die Mengen auf der Baustelle erfassen, müssen Sie sie im Büro nicht abtippen. Das Aufmaß in der BaustellenMappe übergibt alle Positionen mit Mengen und Einheiten an AuftragsMappe, Sie ergänzen nur noch die Preise.
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen als PDF per E-Mail schicken?
An Privatkunden ja, unbegrenzt. An Unternehmen geht das in der Übergangszeit noch, wenn der Empfänger zustimmt: bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Betriebe mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Danach brauchen Rechnungen an Unternehmen das Format XRechnung oder ZUGFeRD. Siehe E-Rechnungspflicht.
Wie muss die Rechnungsnummer aussehen?
Sie muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Ein Jahr vorweg (2026-0142) oder getrennte Nummernkreise für Angebote und Rechnungen sind erlaubt. In AuftragsMappe bekommt die Rechnung ihre Nummer erst beim Festschreiben, so entstehen keine Lücken durch verworfene Entwürfe.
Was mache ich, wenn auf einer Rechnung ein Fehler ist?
Fehlende Pflichtangaben können Sie durch ein Dokument berichtigen, das eindeutig auf die Rechnung verweist. Bei falschen Beträgen oder dem falschen Kunden ist eine Stornorechnung und eine neue Rechnung sauberer. In der App geht das mit „Stornieren“.
Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Stand: 2026-10-31.