Mahnung schreiben als Handwerker
Erst freundlich erinnern, dann mahnen: Eine Zahlungserinnerung mit neuer Frist reicht in den meisten Fällen. Ist der Kunde im Verzug, dürfen Sie Verzugszinsen verlangen, von Firmenkunden zusätzlich 40 € Pauschale. Wann Verzug eintritt, hängt davon ab, ob ein Zahlungsdatum auf der Rechnung steht.
Wann ist der Kunde im Verzug?
- Mit Datum auf der Rechnung („zahlbar bis 28.11.2026“): ab dem Tag danach, ohne Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
- Ohne Datum: mit Zugang einer Mahnung, oder automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
Deshalb lohnt sich ein konkretes Zahlungsdatum auf jeder Rechnung. Die App setzt es aus Ihrem Standard-Zahlungsziel.
Die Stufen
| Stufe | Ton und Inhalt | Übliche Frist |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Freundlich, „sicher übersehen“, Rechnungsnummer, Betrag, neue Frist | 7 bis 10 Tage nach Fälligkeit |
| 1. Mahnung | Sachlich, Verzugszinsen und Mahnkosten, neue Frist | nach weiteren 10 bis 14 Tagen |
| 2. Mahnung | Letzte Frist, Ankündigung von gerichtlichem Mahnverfahren oder Inkasso | nach weiteren 10 bis 14 Tagen |
Gesetzlich ist nur eine Mahnung nötig, und nur dann, wenn kein Zahlungsdatum vereinbart war. Mehrere Stufen sind Kundenpflege, keine Pflicht.
Verzugszinsen und Pauschale
- Privatkunden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr (§ 288 Abs. 1 BGB).
- Firmenkunden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) und eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB).
- Mahngebühren: nur tatsächliche Kosten wie Porto und Papier, üblich sind wenige Euro. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nicht erstattungsfähig.
Den Basiszinssatz legt die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli fest. Die App kennt die aktuellen Werte und rechnet die Zinsen tagegenau aus.
Was in die Mahnung gehört
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, ursprüngliche Fälligkeit
- Offener Betrag, Zinsen und Kosten getrennt
- Neue, konkrete Frist mit Datum
- Bankverbindung
- Bei Teilzahlungen: was schon bezahlt ist
Häufige Fragen
Muss ich eine Mahnung per Einschreiben schicken?
Nein. Eine E-Mail reicht rechtlich. Für den Nachweis des Zugangs ist ein Einschreiben aber sicherer, vor allem bei der letzten Mahnung.
Darf ich Arbeiten einstellen, wenn eine Abschlagsrechnung nicht bezahlt wird?
Bei Werk- und Bauverträgen können Sie wegen unbezahlter fälliger Abschläge die Arbeit unter Umständen einstellen (Leistungsverweigerungsrecht). Kündigen Sie das vorher schriftlich mit Frist an und lassen Sie sich im Zweifel beraten.
Was kommt nach der letzten Mahnung?
Das gerichtliche Mahnverfahren online über das Mahngericht oder ein Inkassobüro. Für das Mahnverfahren brauchen Sie keinen Anwalt.
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Stand: 2026-10-31.