XRechnung oder ZUGFeRD?
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was ist es? | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesbar für Menschen | Nur mit Viewer | Ja, wie jedes PDF |
| Typische Empfänger | Bund, Länder, Kommunen, öffentliche Auftraggeber | Firmenkunden, Generalunternehmer, Hausverwaltungen |
| Gilt als E-Rechnung? | Ja | Ja, ab Profil EN 16931 (nicht MINIMUM oder BASIC WL) |
Fragen Sie Ihren Kunden, welches Format er möchte. Behörden nennen es im Auftrag, oft zusammen mit der Leitweg-ID.
So erstellen Sie eine XRechnung
- Firmendaten vollständig: Für die XRechnung braucht die App zusätzlich einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail sowie Ihre IBAN.
- Kunde mit Leitweg-ID oder Bestellnummer: Bei Behörden tragen Sie die Leitweg-ID beim Kunden ein, bei Firmen die Bestell- oder Auftragsnummer.
- Rechnung festschreiben: Die App prüft die Pflichtfelder und zeigt, was noch fehlt.
- „XRechnung“ wählen: Sie erhalten eine XML-Datei, die Sie hochladen oder per E-Mail senden. Für Firmen wählen Sie „ZUGFeRD“.
Haben Sie selbst eine XRechnung bekommen? Öffnen Sie sie im kostenlosen XRechnung-Viewer und lesen Sie sie wie eine normale Rechnung.
Was die App für Sie prüft
- Pflichtangaben nach § 14 UStG und die Regeln der XRechnung (zum Beispiel Käuferreferenz, Kontakt des Verkäufers, Zahlungsart)
- Rundung nach EN 16931: Zeilenbeträge und Steuer je Steuersatz stimmen mit dem PDF überein
- Kleinunternehmer, § 13b und 0 % für Photovoltaik mit dem richtigen Steuercode
- Abschlagsrechnung, Schlussrechnung mit gezahlten Abschlägen, Stornorechnung als Gutschrift-Typ
- Skonto im XRechnung-Format, damit der Empfänger es automatisch erkennt
Häufige Fragen
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen, zum Beispiel 05315000-12345-67. Sie steht im Auftrag oder in der Bestellung. Ohne Leitweg-ID wird eine Rechnung an Bundes- und viele Landesbehörden abgewiesen.
Wie schicke ich die XRechnung an eine Behörde?
Meist über ein Rechnungseingangsportal (beim Bund ZRE oder OZG-RE) oder per E-Mail an die angegebene Adresse. Die XML-Datei laden Sie dort hoch.
Reicht ein PDF per E-Mail nicht?
An Unternehmen nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung, an Behörden in der Regel gar nicht. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Mehr im Ratgeber E-Rechnungspflicht.
Stand: 2026-10-31.