ZUGFeRD-Rechnung
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in das die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML. Ab den Profilen BASIC aufwärts erfüllt ZUGFeRD die deutsche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, die für Rechnungsaussteller 2027 bzw. 2028 greift.
Aufbau
- PDF/A-3 als Sichtkomponente, wie eine normale PDF-Rechnung.
- XML im Format UN/CEFACT CII, eingebettet als Datei „factur-x.xml“ (bei älteren Versionen „zugferd-invoice.xml“).
- Maßgeblich für Steuer und Buchhaltung sind die XML-Daten. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung die XML.
Aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3. Sie ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X 1.0.7.
Die Profile
| Profil | Inhalt | E-Rechnung im Sinne des UStG? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kopfdaten | nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | nein |
| BASIC | mit einfachen Positionen | ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | vollständig nach EU-Norm | ja, empfohlen |
| EXTENDED | zusätzliche Felder für komplexe Fälle | ja |
| XRECHNUNG | erfüllt den Standard XRechnung | ja, auch für Behörden |
ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide sind gültige E-Rechnungen. XRechnung ist reines XML ohne Sichtteil und Pflicht bei vielen öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ist für Privatkunden und kleine Betriebe angenehmer, weil das PDF ohne Spezialsoftware lesbar bleibt. Viele Handwerker schicken an Firmen ZUGFeRD und an Behörden XRechnung.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
- Seit 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1.1.2028 gilt das für alle.
- Ausgenommen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Details: E-Rechnungspflicht für Handwerker.
ZUGFeRD ohne Spezialsoftware: AuftragsMappe erzeugt aus jeder Rechnung ein ZUGFeRD-PDF (Profil EN 16931) oder eine XRechnung.
Kostenlos starten PreiseHäufige Fragen
Ist ein normales PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierte XML-Daten ist ab 2025 eine „sonstige Rechnung“ und im B2B-Bereich nur noch in der Übergangszeit zulässig.
Wie öffne ich die XML in einer ZUGFeRD-Rechnung?
In vielen PDF-Programmen über die Anhänge. Bequemer ist ein Viewer, der die Daten lesbar darstellt, etwa der kostenlose XRechnung-Viewer.
Muss ich ZUGFeRD-Rechnungen elektronisch archivieren?
Ja. E-Rechnungen sind im Originalformat, also mit eingebetteter XML, aufzubewahren; ein Ausdruck reicht nicht.
Quellen: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024; FeRD, ZUGFeRD 2.3. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Stand: 2026-10-31.