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Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine: Sie fordert keine Zahlung im steuerlichen Sinn, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und wird nicht gebucht. Man nutzt sie vor allem für den Zoll bei Warensendungen ohne Verkauf und als verbindliche Preisinformation vor einer Vorkasse.

Kostenvoranschlag erstellen Rechnung in der App

Wofür wird eine Proforma-Rechnung verwendet?

Zoll und Export: Muster, Ersatzteile auf Garantie, Leihgeräte oder Messewaren, für die kein Kaufpreis gezahlt wird, brauchen trotzdem eine Wertangabe.
Vorkasse: Der Kunde braucht vor der Bestellung ein Dokument für seine Zahlungsfreigabe oder eine Akkreditivbank.
Förderanträge und Finanzierung: Manche Stellen verlangen vorab ein rechnungsähnliches Dokument; oft genügt aber ein Angebot.

Pflichtangaben und Kennzeichnung

Deutlich als „Proforma-Rechnung“ bezeichnet, ideal mit dem Hinweis „Keine Rechnung im Sinne des UStG“.
Absender, Empfänger, Datum, Warenbeschreibung, Menge und Wert.
Für den Zoll zusätzlich: Ursprungsland, Zolltarifnummer, Gewicht, Grund der Sendung (z. B. „Muster ohne Handelswert“).
Keine fortlaufende Rechnungsnummer aus dem Rechnungskreis verwenden.

Vorsicht beim Steuerausweis

Wer auf einem Dokument, das wie eine Rechnung wirkt, Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese Steuer womöglich nach § 14c UStG, auch wenn nie geliefert wird. Weisen Sie auf Proforma-Rechnungen deshalb keine Umsatzsteuer aus oder kennzeichnen Sie sie unmissverständlich.

Proforma, Angebot oder Anzahlungsrechnung?

Dokument	Zweck	Steuerlich
Angebot / Kostenvoranschlag	Preis vor dem Auftrag	kein Beleg
Proforma-Rechnung	Wertangabe ohne Zahlungsanspruch	keine Rechnung
Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung	Zahlung vor bzw. während der Leistung	Rechnung mit Umsatzsteuer
Rechnung	Zahlung nach Leistung	Rechnung mit Umsatzsteuer

Handwerker, die vor Arbeitsbeginn Geld für Material wollen, brauchen fast immer eine Anzahlungsrechnung, keine Proforma-Rechnung.

Vom Kostenvoranschlag zur Rechnung in einem Auftrag: AuftragsMappe erstellt Angebot, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung mit allen Pflichtangaben, auch als XRechnung und ZUGFeRD.

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Häufige Fragen

Muss eine Proforma-Rechnung bezahlt werden?

Nein, sie begründet keinen Zahlungsanspruch. Gezahlt wird auf die spätere echte Rechnung oder eine Anzahlungsrechnung.

Muss ich Proforma-Rechnungen aufbewahren?

Sie sind keine Buchungsbelege. Für Zollsendungen sollten Sie sie trotzdem mit den Ausfuhrunterlagen aufbewahren.

Wie heißt Proforma-Rechnung auf Englisch?

Pro forma invoice.

Quellen: §§ 14, 14c UStG; Zollkodex der Union. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Stand: 2026-10-31.